Tips voor online open huis of voorlichting

Het is momenteel de tijd van het Open Huis en bij ons ROC zal dit deze keer, net als bij de meeste andere mbo-instellingen, online plaatsvinden. Daarom heb ik voor mijn collega’s een aantal tips op een rij gezet om een dergelijke sessie via de chat in Teams tot een succes te maken. 

Tips voor de voorbereiding

  • Verdeel de rollen tijdens de sessie. Iemand presenteert en voert gesprekken en iemand houdt de chat in de gaten. Bij een grote groep zou je daarvoor ook meer collega’s/studenten kunnen inschakelen.
  • Betrek je eigen studenten bij de sessie. Oefen met hen vooraf om te zien of hun verbinding goed genoeg is en bepaal samen welke achtergrond ze gebruiken.
  • Oefen vooraf via een chat in Teams met de betrokken collega’s/studenten. Regel het zo dat 1 persoon de vergadering aanmaakt via Outlook en de link naar de vergadering kopieert en deelt. Anderen nemen dan vanuit thuis via een zogenaamd incognito (Chrome) of InPrivate (Edge) venster deel, zodat de echte situatie het beste gesimuleerd wordt. 
  • Controleer je microfoon- en camera-instellingen. Werkt iets niet goed, kijk dan bij je persoonlijke instellingen in Teams door bovenaan rechts op je profielfoto te klikken en ga dan naar Instellingen > Apparaten
  • Controleer of eventuele gastsprekers in de sessie kunnen komen waarvoor je de link hebt ontvangen en kijk of ze hun scherm kunnen delen. 
  • Zet je PowerPoint presentatie alvast open op je laptop. Maak verder een lijstje met links van bijvoorbeeld informatiesites, video’s of webtools voor de interactie, zodat deze eenvoudig in de chat kunnen worden geplakt. 
  • Denk na over hoe de camera en de microfoon in te zetten, wil je camera en microfoon aan? Het advies voor deelnemers is om de microfoon standaard uit te hebben. De camera kan aan als er niet gepresenteerd wordt. Neem deze richtlijnen op in het begin van je presentatie.
  • Gebruik indien die beschikbaar zijn een achtergrond van je eigen instelling. Deze kun je in Teams toevoegen als je in een vergadering deelneemt. Je ziet de achtergrond voor jezelf in spiegelbeeld, maar de kijkers zien de juiste versie. 

Tips voor tijdens de sessie

  • Als je de sessie opent zullen de deelnemers en eventuele gastsprekers mogelijk in de lobby moeten wachten, afhankelijk van hoe jouw school dit heeft ingesteld. Op basis van een lijst met deelnemers kun je ze vervolgens toelaten.
  • De aspirant-studenten hebben misschien geen ervaring met hoe Teams werkt. Ruim aan het begin van je sessie dus tijd in om duidelijk te maken hoe ze bijvoorbeeld de chat kunnen gebruiken en hun microfoon aan kunnen zetten als daarom gevraagd wordt.
  • Maak duidelijk hoe de rollen verdeeld zijn en wat je wilt wat betreft camera en microfoon. Leg uit dat men vragen kan stellen via de chat.
  • Mochten deelnemers technische problemen ervaren waarbij ze geen geluid horen of hun microfoon of camera niet werkt, wijs ze dan op de 3 stippeltjes in het menu van de meeting en de optie Apparaat instellingen
  • Wissel af tussen het delen van je scherm en je eigen camerabeeld of dat van een gastspreker.
  • Noem aspiranten bij naam als je ze het woord geeft of als je reageert op een vraag. Betrek aspiranten actief door ook mensen een vraag te stellen die nog niet van zich hebben laten horen.
  • Las regelmatig een pauze in waar vragen uit de chat worden behandeld. Voeg bijvoorbeeld steeds na enkele dia’s een “Vragen” dia in. Laat ook aspiranten/ouders aan het woord via de microfoon als een vraag niet duidelijk is.
  • Vermijd het live vertonen van video’s, omdat ervaring leert dat hierdoor verbindingsproblemen kunnen ontstaan die je niet kunt oplossen. Wanneer je de deelnemers een video wilt laten zien, deel dit dan tijdens de sessie als link in de chat zodat ze deze later kunnen bekijken. Interessante video’s zijn bijvoorbeeld te vinden in het YouTube kanaal van SBB
  • Wanneer er vragen worden gesteld tijdens de sessie die je niet kunt beantwoorden, geef dan aan hoe je daarop terug zult komen bij de vraagsteller. Je hebt van iedereen contactgegevens.

Interactie vormgeven tijdens een online sessie in Teams

Wanneer je een online sessie met aspirant studenten en mogelijk hun ouders hebt zijn er allerlei mogelijkheden om die vorm te geven. Hier beschrijven we een paar eenvoudige opties. Bedenk wel dat hoe groter de groep is, hoe lastiger de interactie wordt. 

  • Gebruik de vergaderchat. Stel een vraag en laat de toehoorders reageren via de chat. Ga daarover het gesprek aan. Heb je een grote groep, dan zul je met 1 of 2 collega’s de chat moeten monitoren en daar antwoorden in typen. 
  • Stimuleer deelnemers om te reageren met een emoji of gif. Je kunt de sessie bijvoorbeeld starten met de vraag hoe iedereen erbij zit en ze een bijpassende emoji of gif te laten posten in de chat. Dit zorgt meteen voor een goede sfeer en je kunt er ook meteen op reageren.
  • Gebruik een webtool als www.answergarden.ch om een vraag te stellen waarop met een kort trefwoord gereageerd kan worden. Deze kun je voor de sessie al aanmaken en de link plak je dan in de vergaderchat. De antwoorden worden in de vorm van een woordwolk zichtbaar. 

1 gedachte over “Tips voor online open huis of voorlichting”

Reageer

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.