Een kijkje in de keuken bij Microsoft Teams voor het onderwijs

Het is net alsof Shay Harris en ik aan dezelfde tafel zitten. We kunnen elkaar goed zien en horen en hebben een levendig gesprek, ondanks dat Shay in Redmond, Amerika zit om 10 uur in de ochtend en ik in Heerenveen net mijn avondeten op heb. 

Shay Harris is sinds 2000 werkzaam bij Microsoft en heeft daar verschillende functies gehad. Nu is ze Principal Program Manager bij Microsoft Education, gericht op strategie, ontwikkeling en samenwerking met het onderwijs. Daarbij heeft ze een grote focus op Microsoft Teams, als de ideale oplossing voor het onderwijs. 

Hiervoor werkte Shay onder andere aan Skype. Terwijl ze bij Skype bezig waren met een toekomstvisie waren de collega’s van Outlook ook bezig met hun toekomstvisie. Gezamenlijk zijn ze toen verder gaan denken en ontstond daar Microsoft Teams. ‘Het moest een toekomstgericht product worden, waarin de heisa van e-mail werd opgelost en er meer organische communicatie zou ontstaan.’ Zelf vonden ze dat de ervaring van Skype en Lync niet goed en betrouwbaar genoeg was, dus ook dat moest compleet opnieuw opgebouwd worden, om de ‘best mogelijke ervaring’te kunnen bieden. ‘We zochten naar een nieuwe stap voor Skype, Outlook en Lync. Een tool die echt voelt als een tool van de 21e eeuw, die voelt als een sociaal medium, maar toch ook zakelijk is.’ Daarnaast was een belangrijk doel voor het team om de ‘fysieke muren te doorbreken’en ‘iedereen deelgenoot te laten zijn van het gesprek, de samenwerking en het geheel.’

Het ontstaan van Microsoft Teams voor het onderwijs

Toen Teams voor bedrijven op de markt kwam hadden ze nog niet bedacht dat dit voor het onderwijs ook een krachtige tool zou kunnen zijn. Pas toen Shay tijdens de BETT in London in contact kwam met een school uit Australië begon dat balletje te rollen. De docenten van die school waren op zoek naar een oplossing waarmee ze onderwijs konden verzorgen op de meest afgelegen plekken van het land. Juist omdat Australië enorm uitgestrekt is en veel van dit soort plekken kent was het interessant voor het Educatie team van Microsoft om met die school te kijken hoe Microsoft Teams daar een rol in zou kunnen spelen. In de jaren daarna hebben ze iedere week contact gehad om écht samen te kijken wat er nodig is om te voldoen aan die vraag. 

Microsoft Classroom bood een aantal opties dat echt ging over opdrachten en de student/docent relatie en Microsoft Teams bood een aantal opties dat ging om video en chat mogelijkheden. ‘Toen hebben we ervoor gekozen om het beste van beide te combineren en verder te bouwen binnen Microsoft Teams’ vertelt Shay. Het Educatie team wilde van Microsoft Teams voor bedrijven een aparte onderwijsvariant maken. ‘We wilden echt recht doen aan de relatie tussen docent en student. Docenten echt de controle geven over de omgeving en hen helpen om iedere student een stem te kunnen geven in de klas. Omdat iedere school anders is hebben we heel veel tijd en aandacht besteed aan de samenwerking met het onderwijs.’ 

Geen one-size-fits-all oplossing 

Dit heeft veel opgeleverd want sinds juli 2017 is Microsoft Teams voor het onderwijs beschikbaar. Dat het echt een andere tool is dan Microsoft Teams voor bedrijven is iets waar Shay heel trots op is. ‘De mogelijkheden van lesgroepen, medewerkers teams en PLC’s voegen echt wat toe aan dat wat scholen en het onderwijs nodig hebben. Iedereen kan nu meedoen aan het gesprek, of je nou verlegen bent, of juist heel uitgesproken snel kunt schakelen. Dat maakt Teams voor het onderwijs zo krachtig. De chat, video, gesprekken, emoji’s, gifjes en kanalen zorgen ervoor dat communiceren makkelijker en passender wordt voor iedere student. Muren worden echt doorbroken, doordat iedereen onderdeel kan zijn van een Team en mee kan doen aan het gesprek. Doordat de context bewaard blijft zijn gesprekken ook meer zinvol en productief. Ook als je nieuw in de klas komt, kun je gemakkelijk weer up-to-date raken, doordat de complete geschiedenis bewaard blijft.’Chatten en op deze manier communiceren is voor studenten niet nieuw, die kennen het vaak al vanuit social media. Voor docenten is het vaak wel nieuw, die zijn meer gewend aan e-mail. Dit was tevens de grootste uitdaging voor het Educatie team.‘Het meekrijgen van docenten in functies als chat was zeker in het begin lastig, omdat we nog geen goede voorbeelden konden delen, omdat we ze nog niet hadden. Nu we een paar jaar onderweg zijn, kunnen we scholen aan elkaar verbinden en kunnen ze van elkaar leren.’ 

Daarnaast is de grote diversiteit van scholen en onderwijssystemen over de hele wereld een grote uitdaging voor het Educatie team. ‘One size fits all gaat hier niet op. Dat was nieuw voor Microsoft, omdat alle andere producten vaak in een zakelijke context worden gebruikt en die wel redelijk vergelijkbaar zijn. Maar de wensen vanuit docenten zijn zo divers dat we van Teams voor het onderwijs een flexibel product wilden maken, waarin de school zelf kan kiezen bepaalde zaken aan en uit te zetten. Ook hier willen we weer de controle overgeven aan de scholen, net zoals we de controle willen geven aan docenten binnen hun lesgroepen in Teams.Wat daarnaast ook nieuw was voor ons was de voorwaarde dat Microsoft Teams voor het onderwijs op ieder apparaat moet werken, omdat studenten tal van verschillende devices mee naar school nemen.’ 

Opnieuw gebouwd 

Tijdens ons gesprek in Microsoft Teams valt mij op hoe goed de kwaliteit is van zowel de audio als de videoverbinding, dit terwijl Skype niet altijd een goede reputatie had. Shay legt uit dat ze voor de audio en videoverbindingen binnen Teams weliswaar gebruik maken van Skype, maar dit compleet opnieuw opgebouwd hebben, speciaal voor Teams. Daarom is de kwaliteit en stabiliteit zo goed. ‘We hebben jarenlange bugs en problemen achter ons gelaten door van begin af aan opnieuw te bouwen. We wilden dat Teams een succes werd en dat het betrouwbaar is, dus moesten we het wel compleet opnieuw bouwen. Eigenlijk doen we nu hetzelfde met OneNote. Al die verschillende versies hebben allemaal hun eigen problemen opgestapeld. De nieuwste versie waar we nu mee bezig zijn is een stuk beter en stabieler, maar heeft nog niet alle functies. Die komen nog wel, maar we willen eerst de basis goed neerzetten.’ 

Een slimmere omgeving 

Met veel enthousiasme en passie praat Shay over de doelen voor 2019. ‘We willen Teams voor het onderwijs vooral simpel houden, maar toch ook uitbreiden daar waar het zin heeft. De feedback die we krijgen van alle docenten is enorm waardevol en geeft richting aan de verdere ontwikkeling. Zo zoeken we naar integraties met bestaande programma’s en kijken we waar we het systeem slimmer kunnen maken voor zowel docenten als studenten, op basis van hun gebruik. Analytics en artificial intelligence zijn hierin kernwoorden waarmee we Teams voor het onderwijs nog krachtiger willen maken. Denk daarbij aan een soort dashboard voor docenten, waarin ze in één oogopslag kunnen zien hoe het gaat met hun klas. Wat we ook doen, we willen docenten tijd besparen, zodat ze nog meer tijd kunnen besteden aan de studenten. En wat belangrijk is voor ons als Educatie team is dat Microsoft Teams en de andere Officeprogramma’s naadloos op elkaar aansluiten, zodat je een uniforme ervaring hebt als gebruiker.’ 

Daarnaast geeft Shay aan dat ze nu ook hard nadenken over functionaliteiten voor bijvoorbeeld ouders/verzorgers. ‘Dit is een heel complex thema omdat dit heel gevoelig ligt en iedere docent hier anders mee om wil gaan. Om dit goed te doen nemen we dan ook de tijd. We weten dat sommige functies hierdoor soms wat langer op zich laten wachten, maar we doen het liever goed dan snel. Ook dit willen we weer zo flexibel mogelijk aanpakken, zodat iedereen het zo kan inrichten dat het bij hen, de school en het onderwijs past.’ 

Gouden tips

Tot slot heeft Shay nog twee gouden tips die ze aan alle docenten in Nederland wil meegeven die willen gaan werken met Microsoft Teams voor het onderwijs: 

  1. Vorm een groepje collega’s waarmee je samenwerkt aan een opleiding, project of thema. Maak voor die veilige groep een Team aan en ga samen de uitdaging aan om 30 dagen lang alleen maar in dat Team te communiceren in plaats van e-mail te gebruiken. Op die manier ontdek je hoe chat, gesprekken, kanalen en dus Teams echt werkt. 
  2. Maak een ‘probeer’ kanaal wanneer je een nieuw Team start met collega’s of studenten, zodat iedereen in dat aparte kanaal een beetje kan experimenteren en gifjes, emoji en memes kan delen. Na verloop van tijd is de nieuwigheid eraf en zullen mensen zaken als emoji, Gifjes en memes alleen inzetten als dit toegevoegde waarde heeft. Na verloop van tijd kun je dat speciale ‘probeer’ kanaal dus ook weer verwijderen. 

Ben je enthousiast geworden over de mogelijkheden van Microsoft Teams? Ontdek dan nu allerlei Nederlandstalige tips, trucs en instructies op deze blog. 

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.