Een bevestigingsmail voor een ingeleverde opdracht in Microsoft Teams maak je met Flow!

Ik krijg regelmatig de vraag of een student of de docent zelf een seintje krijgt wanneer een opdracht is ingeleverd. Zo wil men bij ons voor het PWS een dergelijke oplossing, om te voorkomen dat studenten denken dat ze het hebben ingeleverd, maar dat niet het geval blijkt te zijn, waardoor ze belangrijke deadlines missen. Standaard is deze mogelijkheid niet in Teams ingebouwd, maar je kunt het wel oplossen wanneer je daarvoor Flow gebruikt. Nou is dat een nog vrij onbekende app binnen Office 365 en onbekend maakt onbemind, maar als je onderstaande instructies volgt zul je zien dat het helemaal niet zo lastig is.

NB Er zijn helaas wel enkele beperkingen bij deze werkwijze. Alleen wanneer de student een zelfgemaakt document inlevert, zal de stroom doen wat nodig is. Maak je als docent echter gebruik van een zelfgemaakt document dat je als bijlage bij de oefening plaatst, dan zal de stroom jou een mail sturen, omdat er bij het opzoeken van het profiel gekeken wordt naar de maker van het document. Wees er dus bewust van dat je deze stroom alleen kunt gebruiken als de student zelf een document moet toevoegen. Verder wordt de stroom ook bij ieder geplaatst document gestart, dus wanneer een student 3 documenten indient, krijgt hij/zij van ieder document een bevestigingsmail.

Stap 1: De SharePoint site openen:

Allereerst moet je je realiseren dat de bestanden in Teams op een teamsite in SharePoint worden opgeslagen. Op die plek zul je dus ook eerst moeten zijn om iets met Flow te kunnen doen. De eerste stap is dus: open de teamsite op SharePoint die bij het Team hoort. Dat gaat het snelst door te klikken op het tabblad Bestandenen daar te kiezen voor Openen in SharePoint.

Stap 2: De juiste bibliotheek openen:

Op de SharePoint site worden de bestanden van de studenten die ze voor de opdrachten bewerken en indienen bewaard in de bibliotheek met de naam Werk van leerling_student. Deze vind je door te klikken op Site-inhoudof Inhoud van site(aan de linkerkant in het menu of via het radertje rechtsboven) en dan op de naam van de bibliotheek te klikken.

In deze bibliotheek zitten 2 mappen: Verzonden bestanden en Werkbestanden. In die eerste map vind je per student een map waarin alles wat is ingeleverd per opdracht opgeslagen is.

Stap 3: de Flow maken: 

Klik bovenaan de bibliotheek Werk van leerling_student op de optie Flowen kies Stroom maken.

Rechts in beeld verschijnen mogelijke stromen om te gebruiken. Selecteer de bovenste (Een aangepaste e-mail verzenden wanneer een nieuw bestand is toegevoegd): 

Nu start Flow in een nieuw tabblad. Je ziet de hoofdelementen van de Flow (Outlook, SharePoint en Office 365-gebruikers). Klik onderaan de pagina op de knop Stroom maken.

Nu zou je denken dat de stroom klaar is, maar daarin moet nog wel wat worden aangepast. De stroom werkt nu namelijk zo dat jouw profiel wordt opgehaald bij de 2estap en niet het profiel van de student, dus jij krijgt dan wel een mailtje, maar de student niet. Dus moet je de stroom nu bewerken.

Stap 4: De Flow bewerken:

Klik als de Flow is aangemaakt rechtsboven op Bewerken. Je ziet dan duidelijk de 3 stappen die erin zitten: 

  1. Er wordt een item in de SharePoint bibliotheek aangemaakt.
  2. Er wordt een Office 365 gebruikersprofiel opgehaald.
  3. De persoon met dat profiel krijgt een mailtje via Outlook.

Bij stap 1 staat alles al goed ingevuld, dus daar kom je niet aan. Bij stap 2, Get my profile (V2) gaat het nu fout, omdat daar jouw eigen profiel wordt opgehaald. Daarom moet daar een aanpassing worden gedaan en moet deze vervangen worden. Stap 3 is afhankelijk van stap 2 en moet daarom eerst verwijderd worden voordat je stap 2 kunt verwijderen.

  • Klik op de 3 puntjes rechts in stap 3 en kies verwijderen. Doe datzelfde voor stap 2.

Je hebt nu alleen stap 1 nog over. Klik daaronder op de knop+ Nieuwe stap. Uit de vele soorten verbindingen die je kunt kiezen selecteer je eerst de knop Office 365-gebruikers.

Daarna kies je voor Gebruikersprofiel ophalen (V2).

Je moet nu de Flow vertellen welke gegevens er moeten worden opgehaald van de gebruiker die iets in SharePoint heeft gezet, de student dus. Klik bij de 2estap in het vakje Gebruikeren selecteer uit de lijst met dynamische inhoud die rechts verschijnt de optie Gemaakt door Email.

De 2estap is nu ook klaar. Nu moet de stap met de mail nog weer worden toegevoegd. Klik opnieuw op + Nieuwe staponder stap 2. En kies nu voor de app Office 365 Outlook.

Vervolgens klik je op Een e-mail verzenden.

  • In het vakje Totselecteer je uit de dynamische inhoud die rechts verschijnt opnieuw Gemaakt door Email. Dat is namelijk het e-mailadres van de student.
  • In het vakje Onderwerpvul je het onderwerp van je mail in, bijvoorbeeld: Je hebt een opdracht ingeleverd.
  • In het vakje Hoofdtekstzet je de inhoud van je bericht. Daar kun je via de dynamische inhoud aan de rechterkant eventueel nog velden zoals een voornaam of de naam van het bestand aan toevoegen zoals je in het voorbeeld hieronder ziet.

Wil je je stroom nog een herkenbare naam geven, pas die dan bovenaan in het scherm aan. Klik tenslotte op de knop Opslaanen je stroom is gemaakt! De student ontvangt nu uit jouw naam elke keer een e-mail om te bevestigen dat een opdracht is ingeleverd.

Een reactie plaatsen

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.