E-mail bevestiging sturen vanuit Microsoft Forms

Met Microsoft Forms kun je allerlei soorten formulieren maken. Een veel gebruikte optie is het maken van aanmeld- en aanvraagformulieren. Wanneer je dat doet wil je graag de aanmelder een automatische bevestiging sturen van ontvangst. Zo weet de persoon die het formulier heeft ingevuld dat alles goed is opgeslagen.

Standaard zit deze optie nog niet in Microsoft Forms, maar kun je met behulp van Flow wel een ‘stroom’ maken om dit te automatiseren. Het is vergelijkbaar met ‘als dit, dan dat’ denken, waarbij je ‘acties en triggers‘ instelt voor bepaalde zaken. In mijn eerste experiment hiermee is het mij gelukt om een e-mail bevestiging automatisch te versturen naar de persoon die het formulier invult. In Flow ziet dat er uiteindelijk zo uit:

Flow stroom voor e-mail bevestiging
Flow stroom voor e-mail bevestiging

Wat moet je doen?

  • Open Flow vanuit de Office 365 app-launcher.
  • Klik op Mijn stromen en kies Leeg item maken.
  • Vul in het zoekveld Microsoft Forms in en kies ‘Microsoft Forms – wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden als trigger (de aanleiding van deze stroom).

De aanleiding voor deze stroom

  • Kies het Forms formulier waar je dit op wilt toepassen uit de drop-down lijst naast de titel ‘Formulier-id’.
  • Kies Nieuwe stap om een nieuw commando toe te voegen aan de stroom.
  • Vul in het zoekveld wederom Microsoft Forms in en kies Microsoft Forms – Reactiedetails ophalen als actie (voor deze stroom).

Reacties ophalen

  • Kies daarna wederom het betreffende formulier naast Formulier-id en klik op het veld naast Reactie-id om dynamische inhoud toe te voegen. Vul in het geopende scherm reactie in om de juiste waarde te krijgen: Lijst met reactiemeldingen en klik hierop om deze in te voegen.

Dynamische inhoud toevoegen

  • Klik binnen het kader op Een actie toevoegen.
  • Vul in het verschenen zoekveld E-mail verzenden in en selecteer daaronder de verschenen optie: Office 365 Outlook – Een e-mail verzenden.
  • Nu heb je de mogelijkheid om de E-mail in te stellen, begin bij de Tot regel en klik op het lege veld. Er opent nu een scherm waar je naast Reactiedetails ophalen de optie Meer weergeven hebt. Klik daarop om alle opties te bekijken en kies Responders E-mail om hier standaard de aanmelder neer te zetten. Of kies een eigen gemaakt veld in het formulier zoals ‘E-mail‘ waar een e-mail adres ingevuld moet worden.

E-mail maken

  • Vul daarna ook het Onderwerp in en de Hoofdtekst. In de hoofdtekst kun je gebruik maken van de velden uit je formulier.
  • Klik eventueel op Geavanceerde opties weergeven om meer opties te gebruiken, zoals een standaard afzender of iemand altijd in CC/BCC meenemen. Dit hoeft niet.

  • Klik tot slot op Opslaan. Eventueel kun je nu klikken op Testen, je moet dan zelf het formulier invullen en dan kun je meteen zien of het werkt.
  • Bovenstaand stappenplan levert uiteindelijk dit resultaat op:

1 gedachte over “E-mail bevestiging sturen vanuit Microsoft Forms”

Een reactie plaatsen

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.