Werken in de cloud met Office 365

Steeds meer scholen stappen over op Office 365 om te kunnen werken in de cloud. Maar wat is dat nou eigenlijk en waarom zou je het willen? In deze blog ontdek je de basis van het werken met de cloud in de Office 365 omgeving.

Slimme opslagplek

De cloud is iets wat je als wolk op het internet zou kunnen zien. In die wolk kan van alles en nog wat worden opgeslagen. Bestanden, gegevens, video’s, presentaties en bijvoorbeeld e-mail. Deze wolk is dus eigenlijk en slimme opslagplek op het internet. Office 365 is te vergelijken met zo’n slimme wolk. In de Office 365 wolk kun je niet alleen bestanden opslaan, maar er zitten ook allerlei handige programma’s in, zoals Word, Outlook en PowerPoint.

Geen fysieke opslag

Een groot voordeel van het werken in de cloud is dat je alles online kunt opslaan. Je hebt dus geen USB-stickjes meer nodig voor je bestanden. Als je je bestanden in bijvoorbeeld OneDrive opslaat heb je altijd overal toegang tot je bestanden. Ook hoef je je geen zorgen meer te maken of je de laatste versie wel bij je hebt, want de meest recente versie staat gewoon in de cloud. Tot slot kun je op ieder apparaat met internet bij je bestanden, waar je ook bent!

In de cloud opslaan

Maar wat sla je nou waar op binnen Office 365? 
Je persoonlijke (werk of school) bestanden sla je op in OneDrive. Dit onderdeel van Office 365 kun je zien als je persoonlijke USB-stick, met enorm veel opslagruimte en dan online. Je bestanden in OneDrive zijn veilig opgeslagen en alleen voor jou zichtbaar, tenzij je het deelt met anderen.

Bestanden die toegankelijk moeten zijn voor het team, of misschien wel de hele school kun je kwijt in SharePoint. SharePoint heeft tal van verschillende mogelijkheden waaronder de mogelijkheid om bestanden op te slaan. De bestanden die in SharePoint staan zijn standaard gedeeld met de mensen die toegang hebben tot deze SharePoint bibliotheek.

Tot slot heb je een nieuwe mogelijkheid binnen Office 365 speciaal voor klassen of groepen collega’s: Teams. Met Teams kun je samenwerken en communiceren, maar ook bestanden met elkaar delen. Deze bestanden zijn dan alleen toegankelijk voor de mensen in dat team.

Online opslag

Door bestanden op te slaan in de cloud heb je meer mogelijkheden tot samenwerken. Je kunt de bestanden namelijk direct vanuit de cloud delen met anderen. Dat kan als een kopie van het bestand, maar nog slimmer is om enkel het linkje naar het bronbestand te delen. Want dan kun je bijvoorbeeld tegelijkertijd werken aan datzelfde bestand via Word, Excel of PowerPoint online of de software op de computer, tablet of smartphone. Je hoeft je ook niet meer druk te maken om verschillende versies, want iedereen waarmee je het bestand hebt gedeeld ziet altijd de meest recente versie. En ja, je kunt met behulp van versiegeschiedenis ook versies terugzetten of met elkaar vergelijken! Cloud samenwerken

Zoals je kunt lezen heeft het werken in de cloud veel voordelen voor het samenwerken aan bestanden. Maar er zijn nog meer mogelijkheden binnen Office 365 om samen te werken. Denk aan de mail, Skype maar ook aan de chat en video mogelijkheden binnen Teams en het projectmatig werken in Planner. Allemaal programma’s binnen Office 365 waarmee je nog beter, sneller en makkelijker kunt samenwerken. Online samenwerken

Al deze mogelijkheden, opslagruimte en programma’s werken dus allemaal vanuit die cloud. Iedere keer als je iets opslaat, verzend, maakt of deelt doe je dat binnen die cloud van Office 365. Het werkt allemaal met elkaar samen. Het kan wel zijn dat per school de mogelijkheden en beschikbaarheid iets verschilt, maar de basis van Office 365 voor het onderwijs is volgens mij dit pakket:

Cloud
Office apps onlineOffice suite

Aandacht voor veiligheid!
Met de komst van de cloud zijn veel zaken toegankelijk geworden met slechts één account. Dat is handig, maar brengt ook risico’s met zich mee. Daarom is het belangrijk om veilig te werken met Office 365. De belangrijkste tip is om uit te loggen als je wegloopt van je computer. Ook zijn rondslingerende USB-stickjes een potentieel gevaar, vooral als er allemaal gevoelige informatie op staat. Vermijd dus het gebruik van USB-stickjes en gebruik OneDrive om bestanden op te slaan. Informatiebeveiliging en privacy zal de komende jaren steeds belangrijker worden, dus het is goed om er nu al meteen mee te beginnen.

Veilig werken in de cloud

Een reactie plaatsen