Wat gebruik je nou voor wat?

Ik krijg de vraag regelmatig: Office 365 heeft zoveel mogelijkheden, maar wat zou jij nou aanraden dat we gebruiken? Mijn antwoord is dan: wat wil je bereiken en met wie wil je dat doen? Ik kan geen pasklaar antwoord geven op die vraag, want voor iedereen is de situatie en zijn de wensen en doelen weer anders. Ik heb wel altijd enkele adviezen voor de teams waar ik langs ga die ik hier wil delen.

De belangrijkste vraag om eerst te beantwoorden is natuurlijk de Why: waarom zou je met de apps in Office 365 gaan werken? De redenen hiervoor zijn divers. Algemeen kun je zeggen dat je veilig en AVG-proof wilt werken en dat je ook wilt samenwerken. Daarnaast wil je waarschijnlijk informatie beschikbaar maken voor en communiceren met collega’s of studenten en wil je niet dat iedereen op allerlei verschillende plekken moet zoeken. 1 ingang en 1 account voor al je schoolzaken dus.

Wat je dan gaat gebruiken hangt af van je doel. Wil je je bestanden alleen maar kunnen opslaan en eventueel delen met enkele andere collega’s of studenten, dan voldoet OneDrive daarvoor. Maar meestal is dat niet het enige wat je wil. Je wilt ook communiceren en de groep waarmee je deelt is meestal groter dan waar OneDrive voor bedoeld is. Jarenlang hebben wij daarom SharePoint als centraal platform in onze school ingezet, omdat je daar met grotere groepen documenten en andere media kunt delen, links kunt plaatsen en alles zo kunt inrichten dat alleen mensen die dat mogen er ook bij kunnen. En om te communiceren gebruik je Outlook.

Maar wanneer je studenten hun werk wilt laten inleveren, was er eigenlijk weinig mogelijk, behalve een op maat gemaakte SharePoint oplossing of gewoon maar via de mail. Soms worden ook gedeelde mappen op OneDrive hiervoor gebruikt, maar ideaal is het niet. Er was nog heel even de app Classroom, maar die werd weer stopgezet.

De vraag naar een inleverpunt is er al lang en daarvoor is als oplossing bijvoorbeeld een klasnotitieblok in te zetten. Met je klas werk je in een OneNote bestand waarin zij een eigen deel hebben waarin ze hun opdrachten maken en jij als docent hierop feedback kan geven. Zie mijn eerdere blogpost over de mogelijkheden van een klasnotitieblok hier. Het enige wat in een klasnotitieblok weer lastiger is, is de communicatie.

De totaaloplossing die wij nu langzaam aan het implementeren zijn is Microsoft Teams. Daarin heb je toegang tot je eigen bestanden in OneDrive, gedeelde documenten in de teams waar je lid van bent, je kunt erin communiceren en online vergaderen met behulp van Skype functionaliteiten en je hebt een inleverpunt voor je studenten plus ook nog dat prachtige klasnotitieblok. En omdat we ook onze SharePoint sites nog steeds gebruiken, zetten we de relevante informatie die daar staat en centraal beheerd wordt in de diverse Teams neer als een apart tabblad. 1 ingang voor alles wat je als medewerker of student nodig hebt. Alle blogposts over Teams op dit blog kun je hier vinden.

Maar Teams is niet voor alles de oplossing, dus het blijft belangrijk je altijd af te vragen wat je doel is. Ook zitten er nog veel meer apps in Office 365 dan ik in dit verhaal heb genoemd. De poster die Ashwin op dit blog al eerder deelde kan dan ook heel verhelderend werken en kan ook helpen om het gesprek met elkaar aan te gaan over wat je nou echt nodig hebt. Een app mag nooit het uitgangspunt zijn, bepaal altijd eerst je doel en ga dan in gesprek over de oplossing.

Een reactie plaatsen

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.