Slimmer werken met Office 365 

Office 365 geeft enorm veel mogelijkheden om digitaal, in de cloud te kunnen werken. Ik kan niet meer zonder en werk sinds dit jaar zelfs zonder vaste werkplek of vaste computer. Mijn laptop en smartphone vormen mijn mobiele kantoor, waarmee ik compleet papierloos werk. In deze blog bespreek ik 7 punten, uit eigen ervaring, waardoor je nog slimmer kunt werken met Office 365, altijd en overal.

OneDrive mappen
OneDrive mappen

Sla al je bestanden op in OneDrive.

Het klinkt logisch, maar er zijn veel collega’s die nog steeds overal bestanden hebben staan. Dropbox, Google Drive, hier en daar een USB-stickje en dan ook nog in ‘Mijn documenten’. Neem afscheid daarvan en sla al je werk/school bestanden op in OneDrive. Als je alles op 1 plek hebt opgeslagen hoef je nooit meer na te denken waar iets staat.

Stop met papier, gebruik de mobiele scanner.

Zoals ik al schreef ben ik papierloos gaan werken. Sterker nog, ik werk compleet mobiel. Mijn laptop en smartphone vormen mijn werkplek, die ik overal mee naartoe kan nemen. Vooral handig omdat ik ook overal en nergens zit. Maar ook als je wel een vaste werkplek hebt is papier gewoon onhandig. Je moet er altijd om denken of je het wel bij je hebt en je moet het niet kwijtraken… Komt er toch eens een document langs op papier dat je graag wilt bewaren? Scan het dan simpel en snel in met Office Lens of via de OneDrive app. Deze gratis apps toveren je smartphone camera om tot een volwaardige (document) scanner. Je scans kun je vervolgens direct opslaan in je OneDrive. Je kunt scannen vanuit de aparte Office Lens app, of vanuit de OneDrive app.

Installeer Office 2016 op je laptop en login met je school/werk account.

De meeste scholen bieden ook een Office installatie aan voor je eigen laptop/desktop. Gebruik dat en login met je school/werk account. Je krijgt dan namelijk ook direct toegang tot je Office bestanden in OneDrive. Je kunt dan overal bestanden maken, bewerken en openen vanuit je OneDrive, werkend in Word, PowerPoint of Excel.

Office apps op de smartphone
Office apps op de smartphone

Installeer de Office 365 apps op je smartphone en tablet.

Door de losse apps van Office te downloaden op je smartphone en tablet – en in te loggen met je school/werk account kun je echt overal werken. Natuurlijk ga je geen Excel bestanden maken op je smartphone, maar als je snel even een bestand wilt bekijken is het ideaal. Maar naast Word, PowerPoint en Excel is daar ook OneNote, Teams, Planner, Outlook, Teams en het eerder genoemde Office Lens en OneDrive. Met al deze apps heb je echt alle mogelijkheden (die geschikt zijn voor een kleiner scherm) bij de hand.

Ga samenwerken, tegelijkertijd, aan hetzelfde document.

Ben je samen met collega’s aan het werk aan een lesprogramma, een beleidsstuk of een toetslijstje? Deel dan het bestand in de mail via een OneDrive koppeling. Of bewerk het samen in SharePoint of in Teams. Maar wat je ook doet, deel geen ‘echte’ bestanden meer, maar deel slechts een link naar het bronbestand. Door de desbetreffende collega’s te machtigen kunnen ze het document bewerken, online, in de software of via de apps. Zo hoef je niet meer versies van bestanden heen-en-weer te mailen. Dat scheelt enorm veel werk. En het mooie is; het kan zelfs tegelijkertijd (vanaf verschillende apparaten). Probeer het maar eens.

Chatten en (video)bellen in de Teams app
Chatten en (video)bellen in de Teams app

Bespaar op je belminuten en maak Whatsapp weer echt privé.

Met de komst van Teams is er een wereld open gegaan voor simpele communicatie. Als jouw school gebruik maakt van Teams staan waarschijnlijk alle collega’s en studenten in ‘het adresboek’ van Teams. Dit in combinatie met de Teams app voor je smartphone is goud waard. Je kunt namelijk via de ‘Chat’ optie collega’s en studenten snel een berichtje sturen (dag Whatsapp) en klik op de telefoonhoorn om direct die collega te bellen (gratis, via de Skype functionaliteit). Wil je video? Klik dan op het videocamera icoontje om direct te videobellen. Zo kun je Whatsapp weer privé maken en doe je al je school/werk zaken in Teams.

Andersom werkt handiger, werk andersom.

We zijn gewend om eerst Word te openen, een document te maken en dan een opslagplek te kiezen. Maar met de vele opslag locaties van Office 365 kan dat soms een oerwoud worden, en je kunt niet altijd direct opslaan naar de gewenste locatie (zoals SharePoint of Teams). Dan is het logischer om het andersom aan te pakken. Begin dus vanuit de plek waar je het bestand uiteindelijk wilt hebben staan. Bijvoorbeeld in een SharePoint map of in Teams. Klik dan op ‘Nieuw’ en selecteer het document dat je wilt maken. Vanuit de online editor kun je altijd klikken op ‘Bewerk in…’ om de krachtige software te openen die op je computer staat.

Wennen?
Natuurlijk is het even wennen, maar als je het gewend bent, dan is het lastig om voor te stellen hoe het was zonder Office 365. En nee, ik heb geen Microsoft aandelen, sterker nog, dit alles doe ik op Apple apparatuur! Ga ook aan de slag, kies je eerste stap en ontdek de mogelijkheden.

4 gedachten over “Slimmer werken met Office 365 

Een reactie plaatsen