Office 365 voor iPad gebruikers

Bij ons op school hebben veel docenten een iPad. Dat Apple producten en Office niet samenwerken is al lang verleden tijd, sterker nog, de meeste dingen werken juist uitstekend op een iPad. In deze blog een inkijkje op welke wijze de iPad en Office 365 perfect met elkaar samenwerken voor de dagelijkse praktijk van docenten.

De meeste zaken werken ook op de iPhone, al is de functionaliteit daar soms wat beperkter (mede door een kleiner scherm).

Standaard iPad apps gebruiken

Je kunt prima een aantal standaard apps van de iPad blijven gebruiken als je dat prettig vindt. Maar doe dat alleen als je je Office 365 mail-account hebt ingesteld op je iPad, zodat alles netjes overal bijgewerkt (gesynchroniseerd) wordt. Doe je dat niet, dan heb je kans op dubbele afspraken, taken die overal staan en mailtjes die dubbel binnenkomen.

Hier zie je hoe je je Office 365 mail-account kunt instellen op de iPad. Na het instellen kun je kiezen welke gegevens je allemaal wilt synchroniseren. Je kunt kiezen uit mail, contactpersonen, agenda’s, herinneringen (taken) en notities. Dit zijn eigenlijk al je gegevens uit Outlook. Alleen de iPad heeft standaard losse apps daarvoor beschikbaar, die je met deze instelling dus laat synchroniseren met Office 365.

Office 365 apps voor iPad

Outlook: wil je niet de standaard iPad apps gebruiken, dan kan dat ook! Download dan de Outlook app. Met deze app heb je al je mails, afspraken en contactpersonen in één app. Notities en taken zijn niet terug te vinden in deze app. Wel heb je toegang tot je OneDrive documenten, om zaken als bijlage toe te voegen, maar dat werkt alleen met een zoekfunctie. Wil je meer overzicht hebben in je OneDrive, gebruik dan de OneDrive app. Voor je taken kun je gebruik maken van de app Microsoft To-Do, dit is de nieuwe app van Office 365 voor taken en herinneringen en wordt gesynchroniseerd met je Outlook taken.

OneDrive: met deze app heb je direct toegang tot je complete OneDrive. Je kunt direct bij al je persoonlijke bestanden. Je kunt ze bekijken, beheren, delen en als je Word, Excel of PowerPoint op je iPad hebt geïnstalleerd ook meteen bewerken (beperkte functionaliteit). Naast toegang tot jouw persoonlijke bestanden heb je vanuit deze app ook toegang tot bestanden die met jou gedeeld zijn en bestanden die op SharePoint sites staan waar jij gemachtigd bent als gebruiker. Daarnaast heeft deze app nog een extra interessante optie, de document scanner. Hiermee kun je snel documenten scannen en direct opslaan in jouw OneDrive.

Ook vanuit de mail of de browser kun je een bestand opslaan naar OneDrive. Wanneer je het bestand opent op de iPad en kiest voor het ‘deel icoontje’ (open vierkantje met pijl omhoog) klik dan op ‘Kopieer naar OneDrive‘. Klik daarna onderin op ‘Naar OneDrive uploaden‘ om eerst een map te kiezen waar je het wilt opslaan en daarna ‘Deze locatie selecteren‘ om het bestand op te slaan in jouw OneDrive.

Word, PowerPoint en Excel: zoals je net las is het slim om deze drie losse apps ook te downloaden voor je iPad (je kunt ook een keuze maken, welke je het meest gebruikt bijvoorbeeld). Maar met deze apps kun je meteen aan de slag met Word, PowerPoint of Excel zoals je dat gewend bent. Natuurlijk zitten niet alle functies erop, maar de meest belangrijke wel en dus kom je al een heel end. Daarnaast maakt het gebruik van de koppeling met OneDrive en SharePoint zodat je direct bestanden kunt openen, bewerken en opslaan naar de juiste plek. Wil je naast PowerPoint presentaties ook eens iets anders proberen? Download dan de Sway app. Hiermee maak je op de iPad snel en gemakkelijk mooie online presentaties/pagina’s.

OneNote: om notities te maken en te beheren gebruik je OneNote. Dit staat los van de notities die je wellicht ooit maakte in Outlook (zie boven), maar is eigenlijk een hele nieuwe kijk op het notitieblok. Door de OneNote app te installeren op je iPad heb je meteen toegang tot al je notities. Het grote voordeel voor de iPad is dat je ook kunt tekenen in je notities. Dat kan zowel met je vingers als met een stylus. Daarmee wordt de iPad echt een soort digitaal papier. Ook is het handig dat je direct foto’s en gesproken memo’s kunt maken met de iPad camera en microfoon om in te voegen in je notitie.

Teams: deze relatief nieuwe app kan natuurlijk niet ontbreken. Je hebt de beschikking over al je chats en Teams via de app en kunt gemakkelijk audio/video bellen via de iPad camera. Ook kun je op de iPad deelnemen aan een online (video)vergadering die door iemand anders gestart is. Binnen de Teams functie heb je bovenin ‘Gesprekken‘ en ‘Bestanden en tabs‘ door op deze laatste optie te klikken kom je bij je bestanden, opdrachten (voor lesgroepen) en andere tabjes die je hebt toegevoegd aan je Team. Je kunt als docent opdrachten maken, bewerken en zelfs nakijken vanaf je iPad.

Natuurlijk zijn er nog veel meer apps van Microsoft die je zou kunnen downloaden op je iPad zoals YammerMicrosoft Translator, Microsoft SharePoint en Microsoft Planner maar dat ligt er maar net aan of je het ook gebruikt. Skype noem ik bewust niet, omdat die functies overgaan naar Teams. Office Lens noem ik ook niet, omdat de scan functie ook in OneDrive zit (en dat scheelt weer een app). En Delve noem ik ook niet, want daar is nog geen goed werkende iPad app van. Alle apps kun je gratis downloaden uit de App Store. Meld je na het installeren van de app altijd aan met je Office 365 school/werk-account om alles goed te activeren en te laten synchroniseren.

Wil je tot slot nog een paar slimme trucjes leren voor je iPad? Bekijk dan eens deze blog.

1 gedachte over “Office 365 voor iPad gebruikers

  1. Door kennis en ervaring met en iPad pro kan ik bovenstaande alleen maar beamen. Inmiddels kan ik iedereen een toetsenbord bij zijn/haar iPad adviseren.

Een reactie plaatsen

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.