Maak je werk lichter met de iPad, deel 1

Sinds 2012 gebruik ik voor mijn werk een iPad. In het begin was dat even wennen, maar al snel besloot ik om zoveel mogelijk papierloos te gaan werken, zodat de iPad nog meer tot zijn recht kwam. Nu, 2015, doe ik er van alles mee en hoef je bij mij niet meer te vragen om een papiertje, omdat ik dat simpelweg niet bij me heb. Een pen vaak ook niet, wat soms best lastig is…

Wat doe ik met de standaard apps?

Camera: Een whiteboard of flap vol met afspraken, groepsindelingen, brainstorm ideeën of andere belangrijke zaken fotografeer ik even snel zodat ik het later kan verwerken, bekijken of kan laten zien aan collega’s of studenten. 

Daarnaast film ik soms presentaties van (lerarenopleiding) studenten (als ze daar toestemming voor geven) en stuur ik ze het bestand op omdat ze zelf graag beter willen worden in presenteren. Datzelfde doe ik ook tijdens het oefenen van gesprekken zoals sollicitatiegesprekken of klantgesprekken. Tot slot is natuurlijk de groepsfoto altijd leuk in de klas!

Foto’s: Alle meesterwerkjes worden opgeslagen in de app Foto’s. Ik gebruik deze app als verzamelplek en verzendstation om de foto’s en filmpjes te delen met studenten en collega’s. Even snel een foto bijsnijden, iets lichter maken of een filmpje bewerken via iMovie, kleine moeite, groots effect!

Berichten: Collega’s met een iCloud account even snel een berichtje sturen in plaats van een lang mailtje omdat het soms even snel moet. Daarbij komt, waarom zouden we iedere keer een vraag inleiden of een lang antwoord terug sturen? Het kost alleen maar extra tijd en die kunnen we beter besteden.

FaceTime: Met collega’s op verschillende locaties is het soms sneller om even een video afspraak te maken. Het kost niets en het scheelt tijd! Daarnaast heb ik wel eens een video afspraak gemaakt met een student omdat hij ziek thuis zat en mijn hulp nodig had bij een presentatie. Overigens kan het tegenwoordig ook zonder Face, dus kunnen we gratis bellen!

Mail: Ziekmelding, vraag, mededeling, wat dan ook, ieder mailtje tikt lekker weg op de iPad. Mijn studenten weten dat ik soms kort reageer vanaf mijn iPad of iPhone en vinden dat prima. Geen lange mails, maar wel snel een reactie.

Daarnaast heb ik bij mijn Instellingen > Algemeen > Toetsenbord > Trefwoorden een aantal veel gebruikte zinnen ingetikt zodat ik met alleen het woord ‘beterschap’ de zin: ‘Bedankt voor je mail en beterschap!’ op het scherm tover. Voeg daar de woorden ‘melden’ (Meld je je afwezigheid ook via 088060XXXX) en ‘groet’ (Met vriendelijke groet, Ashwin) ook bij en ik heb met slechts 3 woorden een compleet mailtje geschreven!

Omdat ik Word, PowerPoint en Excel voor iPad heb geïnstalleerd kan ik ook de meest gestuurde bijlagen direct openen en goed weergeven, zodat ik daar ook geen computer meer voor nodig heb.

Safari / Chrome: Het internet heb ik altijd bij me. Even iets opzoeken of de presentie van die les invoeren, het is zo gepiept. Ons studentenadministratie systeem werkt volledig vanuit Google Chrome en zo kan ik altijd snel bij mijn klassen en studenten.

Agenda: Mijn Outlook agenda altijd bij de hand en gesynchroniseerd met mijn werk account. Geen dubbele afspraken en al helemaal geen papieren agenda meer! Een notitie toevoegen aan een afspraak of iemand uitnodigen is zo gedaan vanuit de agenda en daarnaast hoef ik alleen maar het Berichtencentrum te openen door op mijn scherm van boven naar beneden te vegen en ik zie direct hoe mijn dag eruit ziet.

Notities: In de klas, tijdens een vergadering, of een (stage) gesprek. Alles noteer ik in deze simpele app. Een les idee, een beoordeling of aantekeningen ze staan allemaal keurig op datum gerangschikt in deze app. Gemakkelijk delen via mail naar een collega of online openen via iCloud.com (indien dit ingeschakeld is) en dan knip en plak ik het zo naar onze studentenadministratie / volgsysteem als het bijvoorbeeld een gespreksverslag is.

Alles direct typen scheelt mij enorm veel ‘overtik’ tijd! Daarnaast hoef ik niet een onoverzichtelijk kladblok vol losse aantekeningen met mij mee te slepen. Ideaal.

Contacten: Al mijn coach studenten hebben een plekje gevonden in deze app, met mobiel telefoonnummer, thuis nummer en privé mail adres (voor de zekerheid). Daarnaast heb ik ook studentennummers toegevoegd, handig voor bij administratieve handelingen. Klik op een contact > Wijzig > Vul bij ‘Bedrijf’ het studentennummer in en klik op ‘Gereed’. Nu staat het studenten nummer direct onder de naam.

iBooks: Studiegidsen, praktijkgidsen, kwalificatiedossiers, examengidsen, kortom PDF bestandjes. Mail ze naar jezelf en open ze in ‘iBooks’. Binnen enkele minuten heb je een boekenplank vol die je bij ieder gesprek kunt oproepen zonder al die boekjes mee te slepen. Dat praat een stuk makkelijker met ouders, studenten, collega’s en op stage!

Herinneringen: Ik krijg een hoop vragen en opdrachten op een dag, die ik aan het einde van de dag niet allemaal kan onthouden. Daarom ‘schrijf’ ik nu alles direct in deze app. Even iets uitzoeken, meenemen, vragen, nakijken, invoeren, onthouden voor nu of later, alles zet ik erin.

Klok: De timer gebruik ik wel voor opdrachten of tijdens een debat. Terwijl de iPad op de tijd let kan ik mij richten op de klas. Zo simpel kan het soms zijn.

Deel 2
In deel 2 van deze blog bespreek ik andere apps en trucs die ik gebruik op de iPad die mijn werk ‘lichter’ hebben gemaakt.

1 gedachte over “Maak je werk lichter met de iPad, deel 1

Een reactie plaatsen